Firma a náklady – ako ich znížiť o 30 % za 6 mesiacov?

V roku 2025 čelí každá firma novým výzvam – rastúce ceny energií, inflácia a zvyšujúce sa prevádzkové náklady nútia podniky hľadať efektívne spôsoby, ako optimalizovať svoj rozpočet. Riadenie nákladov sa tak stáva nielen otázkou prežitia, ide aj o nástroj udržateľného rastu.

---

Obsah článku

---

Na príklade firmy z oblasti služieb s 25 zamestnancami bude ukázané, ako sa môžu znížiť náklady bez negatívneho dopadu na kvalitu služieb či spokojnosť zamestnancov.

Prečo sa firmy musia na náklady v roku 2025 pozerať inak?

Spoločnosti sa v roku 2025 musia na firemné náklady pozerať inak z niekoľkých kľúčových dôvodov:

• Rast cien energií a inflácia: Ceny energií, pohonných hmôt aj služieb sú v dôsledku geopolitických udalostí a ekonomickej neistoty na historických maximách. Inflácia zvyšuje ceny energií a materiálov, miezd aj prenájmov, a preto si firmy nemôžu dovoliť neefektívne hospodárenie.
• Digitalizácia a tlak na modernizáciu: Mnohé firmy čelia potrebe digitalizovať procesy a prejsť na flexibilnejšie modely fungovania. Investície do IT a automatizácie môžu byť drahé, preto musia výdavky optimalizovať, aby si modernizáciu mohli dovoliť.
• Očakávania zamestnancov a hybridná práca: Zamestnanci v postpandemickej ére očakávajú benefity ako práca z domu, flexibilný pracovný čas alebo príspevky na zdravie. To núti firmy prehodnocovať interné firemné náklady tak, aby neprišli o kvalitných ľudí.
• Zvýšená konkurencia a tlak na cenu: Zákazníci sú citliví na cenu, čo núti firmy držať marže a zároveň znižovať interné náklady. Len tie podniky, ktoré dokážu efektívne riadiť svoje výdavky, si udržia konkurenčnú výhodu.
• Zelené ciele a ESG štandardy: Mnohé firmy musia plniť environmentálne a spoločenské štandardy. Tieto aktivity stoja peniaze, a preto musia byť ostatné oblasti výdavkov čo najefektívnejšie, aby si podniky mohli dovoliť ekologické a spoločensky zodpovedné kroky.

Z uvedených dôvodov je zrejmé, že rok 2025 prináša pre podnikateľské prostredie nové výzvy, ktoré si vyžadujú systematický prístup k riadeniu nákladov. Nestačí už len šetriť, firemné náklady musia byť strategicky optimalizované.

Potrebné je tiež udržať dlhodobú konkurencieschopnosť, technologickú modernizáciu a zároveň reagovať na meniace sa potreby zamestnancov aj trhu. Firmy, ktoré túto zmenu postoja prijmú včas, si môžu zabezpečiť nielen stabilitu, ale aj zdravý rast v náročnom ekonomickom prostredí.

Fiktívna firma pre prípadovú štúdiu

Prípadová štúdia, ktorá je v tomto článku analyzovaná, sa týka fiktívnej slovenskej firmy z oblasti služieb, ktorá zamestnáva 25 pracovníkov a pôsobí na trhu viac ako desať rokov.

Ide o stabilný podnik s vybudovanou klientelou, ktorý sa však v posledných rokoch začal stretávať s rastúcim tlakom na znižovanie marží, rastom prevádzkových nákladov a znížením rentability viacerých interných procesov.

V priebehu prvého štvrťroka 2024 bolo vedením spoločnosti rozhodnuté, že sa uskutoční komplexný audit firemných výdavkov so zámerom nájsť úspory bez nutnosti znižovania počtu zamestnancov alebo obmedzovania kvality poskytovaných služieb.

Cieľom bolo zníženie nákladov o 30 % v priebehu šiestich mesiacov s dôrazom na udržateľnosť, efektivitu a digitalizáciu. Na spolupráci sa podieľal interný finančný tím firmy a externý konzultant so skúsenosťami v oblasti riadenia nákladov a optimalizácie firemných procesov.

Táto kombinácia vnútorného prehľadu a vonkajšieho odborného pohľadu sa ukázala ako mimoriadne prínosná.

Počiatočný stav a analýza výdavkov

Na začiatku bol zrealizovaný podrobný audit firemných výdavkov. Rozpočet firmy predstavoval mesačne približne 55 000 eur, z čoho najväčšiu časť tvorili:

• energie a prenájom priestorov (30 %)
• softvérové predplatné a IT infraštruktúra (20 %)
• benefity pre zamestnancov (15 %)
• logistika a doprava (10 %)
• spotrebný materiál a kancelárske potreby (10 %)
• ostatné prevádzkové náklady (15 %)

Najväčšími „žrútmi“ rozpočtu sa ukázali byť dlhodobo neprehodnocované zmluvy na energie, predplatené softvérové služby bez reálneho využitia a duplicity v interných procesoch.

Audit firmy bol vykonaný kombináciou interného tímu (finančný manažér a HR oddelenie) a externého poradcu so skúsenosťami v oblasti optimalizácie nákladov.

Kľúčové opatrenia, ktoré viedli k zníženiu nákladov

V rámci šesťmesačného úsporného plánu boli prijaté viaceré konkrétne opatrenia, ktoré postupne viedli k zníženiu firemných nákladov o takmer tretinu. Kľúčové kroky boli vybrané na základe výstupov z auditu firmy a osvedčených praktík odporúčaných odborníkmi a podnikateľskými platformami.

Prechod na lacnejšie dodávky energií a vyjednávanie cien

Jedným z prvých krokov bolo zabezpečenie výhodnejších zmluvných podmienok so súčasným dodávateľom energií. Po dôkladnej analýze trhu boli oslovení viacerí konkurenti a následne bol vyjednaný nový kontrakt s pôvodným dodávateľom za výrazne priaznivejšie ceny.

Nové zmluvy umožnili znížiť náklady na energie, pričom bol zároveň zavedený interný systém na šetrenie energie vo firme (automatizácia osvetlenia, optimalizácia kúrenia).

Podľa odporúčaní z portálov ako podnikam.sk alebo ipaslovakia.sk bolo tiež zavedené automatické sledovanie spotreby cez smart systémy, ktoré umožnili optimalizovať odbery v čase nižšej tarify a eliminovať zbytočné preťaženie. AJ takto sa dá zvýšiť zisk, resp. znížiť náklady firmy.

Optimalizácia licencií a softvérových nástrojov

Zistilo sa, že firma využívala viaceré softvérové licencie, ktoré boli buď duplicitné, alebo už neboli v praxi aktívne využívané. Prechodom na alternatívy s otvoreným zdrojovým kódom alebo lacnejšími cloudovými riešeniami bolo možné ušetriť významnú časť nákladov v tejto oblasti.

Zároveň bola prehodnotená štruktúra predplatného a správa licencií bola centralizovaná, čím sa zjednodušil aj rozpočet firmy v tejto položke.

Digitalizácia procesov a zníženie papierovania

Digitalizáciou interných procesov, ako sú objednávky, fakturácia, archivácia a evidencia dochádzky, bolo nahradené množstvo rutinných úkonov, ktoré predtým vyžadovali manuálny zásah a tlač.

Vďaka tomu sa podarilo znížiť prevádzkové náklady na tlač, kancelársky materiál a administratívne kapacity. Tento krok bol zároveň podporený internými školeniami, aby bola zaručená hladká adaptácia zamestnancov na nové nástroje.

Zavedením digitálnych archívov a elektronického podpisu bolo možné znížiť náklady na tlač, papier a poštovné. Súčasne sa zefektívnili interné procesy, čo urýchlilo administratívne úlohy až o 25 %.

Úprava benefitov pri zachovaní spokojnosti zamestnancov

Zamestnanecké benefity neboli zrušené, iba reštrukturalizované. Príspevky na šport a kultúru boli nahradené univerzálnym digitálnym benefitovým systémom, ktorý umožnil zamestnancom väčšiu voľnosť pri výbere výhod.

Zrušené boli niektoré málo využívané výhody, ako firemné fitness členstvá, ktoré boli finančne neefektívne. Vďaka tomu sa šetrenie nákladov vo firme dosiahlo bez negatívneho vplyvu na spokojnosť tímu, čo potvrdili aj výsledky anonymného prieskumu.

Bez narušenia zamestnaneckej spokojnosti boli nahradené niektoré nákladné benefity (napr. multisport karty) flexibilnými formami odmeňovania, ako sú kvartálne bonusy, príspevky na vzdelávanie alebo práca z domu.

Outsourcing vybraných činností

Administratívne a technické úlohy, ktoré predtým vykonával interný personál (napr. IT podpora, správa majetku a údržba), boli outsourcované externým dodávateľom. Táto zmena priniesla vyššiu flexibilitu a zároveň znižovanie fixných nákladov na mzdy a odvody.

Outsourcing sa ukázal ako efektívny najmä v prípade sezónnych činností alebo špecializovaných úkonov, ktoré si predtým vyžadovali školenie a nákup techniky. Takýmto spôsobom sa dá riešiť aj marketing, spravovanie sociálnych sietí či newsletter. Týmto spôsobom bol znížený počet fixných pracovných miest bez zníženia kvality služieb.

Vylepšenie logistiky a hospodárnejší nákup spotrebného materiálu

Na základe odporúčaní boli prehodnotené logistické trasy a dodávateľské procesy. Zavedením centrálneho obstarávania a optimalizáciou zásobovania sa podarilo znížiť frekvenciu dodávok a tým aj náklady na dopravu. Zároveň boli vyrokované zľavy za objemový nákup so stabilnými dodávateľmi kancelárskeho a prevádzkového materiálu.

Zavedením centrálneho systému na objednávky materiálu, optimalizáciou dodávateľov a skladových zásob sa ušetrilo na nákladoch na spotrebný materiál. Navyše bola vytvorená databáza dodávateľov na porovnávanie cien.

Tieto opatrenia neboli prijaté naraz, zavádzali sa postupne v priebehu šiestich mesiacov podľa priorít a možného dosahu. Každý krok bol podložený dátami z auditu firmy, pričom sa dôsledne sledoval ich efekt na výkonnosť a spokojnosť zamestnancov.

Výsledkom bola komplexná optimalizácia nákladov, ktorá sa premietla nielen do zlepšenia finančnej stability, ale aj do celkovej modernizácie fungovania firmy.

Výsledky po 6 mesiacoch

Po šiestich mesiacoch implementácie úsporných opatrení sa slovenská firma z oblasti služieb s 25 zamestnancami dočkala merateľných a pozitívnych výsledkov, ktoré výrazne zlepšili jej ekonomickú stabilitu.

📉 Konkrétne výsledky úsporného režimu

• Pokles celkových prevádzkových nákladov o 28,6 % oproti predchádzajúcemu polroku (v absolútnom vyjadrení viac ako 42 000 € úspora).
• Zvýšenie procesnej efektivity vďaka digitalizácii a odstráneniu duplicitných činností sa zvýšila výkonnosť back-office tímu o 19 %, čo umožnilo spracovanie väčšieho objemu práce bez navyšovania personálu.
• Zníženie nákladov na energie o 32 % po zmene dodávateľa a optimalizácii spotreby.
• Zníženie nákladov na softvér a licencie 45 %, pričom bol zachovaný plný technologický komfort.
• Úspora v oblasti logistiky a spotrebného materiálu o 17 %, vďaka centralizovanému obstarávaniu a lepšiemu plánovaniu.

📊 Porovnanie nákladov pred a po optimalizácii (vzor rozpočtu firmy)

Oblasť	Pred optimalizáciou (€)	Po optimalizácii (€)	Rozdiel (%)
Energie	19 500	13 260	-32 %
Softvér a licencie	8 200	4 510	-45 %
Spotrebný materiál/logistika	12 300	10 200	-17 %
Administratíva a papierovanie	6 000	3 900	-35 %
Iné prevádzkové náklady	2 600	1 800	-30 %
Celkový súčet	48 600	33 670	-30,7 %

🧭 Čo sa ukázalo ako najúčinnejšie

1. Zmena dodávateľa energií v kombinácii s inteligentným monitorovaním spotreby priniesla najvýraznejšiu a najrýchlejšiu úsporu.
2. Softvérový audit a prechod na efektívnejšie licencie odstránili zbytočné výdavky bez zásahu do kvality práce.
3. Digitalizácia interných procesov uľahčila prácu zamestnancom, zrýchlila procesy a zároveň znížila náklady na tlač, obálky a fyzické archívy.
4. Zmena systému benefitov zachovala spokojnosť zamestnancov a súčasne znížila fixné náklady na zamestnanecké výhody.
5. Outsourcing umožnil flexibilnejšie riadenie nákladov, najmä v technických a pomocných oblastiach.

Dôležitá je samozrejme aj spätná väzba od zamestnancov. Až 82 % zamestnancov v anonymnom dotazníku uviedlo, že zmeny hodnotia pozitívne alebo neutrálne. Dokonca 74 % ocenilo, že firma zachovala transparentnú komunikáciu a aktívne ich zapájala do návrhov na zlepšenie.

Viac ako polovica zamestnancov si pochvaľovala prehľadnejšie a jednoduchšie digitálne systémy (napr. schvaľovanie dovoleniek, interné dokumenty).

Celkovo sa ukázalo, že systematický prístup, zapojenie zamestnancov a pravidelné vyhodnocovanie krokov sú kľúčom k úspešnej a udržateľnej optimalizácii nákladov. Firma sa dnes nachádza v lepšej finančnej kondícii, s efektívnejšími procesmi a zachovaným dôrazom na spokojnosť tímu.

Lekcie, ktoré sme sa naučili

Zmeny v oblasti nákladov vyžadujú systematický prístup a realistické očakávania. Niektoré opatrenia, ako je digitalizácia či outsourcing, priniesli výsledky rýchlo, napríklad úprava benefitov si vyžiadali dlhšie obdobie adaptácie.

Ukázalo sa, že nie je vhodné šetriť za každú cenu. Napríklad znižovanie výdavkov na zamestnancov bez zohľadnenia ich potrieb viedlo k poklesu motivácie a výkonnosti. Aj preto bola komunikácia so zamestnancami počas celého procesu kľúčová. Transparentné vysvetľovanie dôvodov zmien a zapojenie tímu do návrhov umožnilo ich hladkú implementáciu.

Audit firemných výdavkov by mal byť považovaný za pravidelnú súčasť finančného riadenia, nie za jednorazový zásah. Rozpočet firmy nie je statický dokument, ide o dynamický nástroj, ktorý si vyžaduje pravidelnú revíziu.

Firemné šetrenie nemusí znamenať obmedzovanie rastu

Na príklade stredne veľkej firmy zo Slovenska bolo preukázané, že výrazná optimalizácia nákladov je možná aj bez drastických škrtov. Vďaka auditu firmy, digitalizácii, optimalizácii spotreby a úprave prevádzkových procesov bol dosiahnutý udržateľný pokles výdavkov o 30 % v priebehu šiestich mesiacov.

Zásadné bolo, že firemné šetrenie nebolo robené chaoticky, ale na základe dát, analýz a zapojenia všetkých zainteresovaných. Výsledkom bolo zlepšenie ekonomických ukazovateľov aj zvýšenie spokojnosti a angažovanosti zamestnancov.

Každej firme sa odporúča začať auditom firmy, zmapovaním všetkých výdavkov a vyhodnotením skutočnej návratnosti jednotlivých položiek rozpočtu. Šetrenie nákladov vo firme by nemalo byť o znižovaní výkonu, ale o zvyšovaní efektivity. Keď sa optimalizácia nákladov robí premyslene, stáva sa základom dlhodobého rastu a stability.